一、确定参会人员

明确参会对象

根据会议主题和目的，梳理需邀请的内部员工、外部客户、合作伙伴等。

收集基本信息

通过邮件、电话或问卷收集参会人员姓名、职务、联系方式、预计到达时间、特殊需求（如交通、住宿）等信息。

二、制定通知内容

通知要素

包含会议时间、地点、议程、参会要求（如着装、材料准备）、交通安排、餐饮信息等。

格式规范

使用正式模板，确保信息清晰、重点突出，必要时附上会议手册或相关资料。

三、发送通知

多渠道发布

通过电子邮件、短信、电话或企业通讯工具发送，确保覆盖所有参会人员。

跟进确认

发送后主动联系未回复人员，核实是否收到通知及是否存在特殊需求。

四、确认回执

回执收集

设计回执单收集参会人数、职务、联系方式等关键信息，可通过在线表单或纸质回执获取。

资源分配

根据回执结果提前预订会议室、酒店住宿，安排交通接送，并准备会议材料。

五、会前准备

场地布置

悬挂主题条幅，摆放桌签、茶水、纸笔等物资，调试灯光、音响等设备。

人员分工

安排签到台、引导人员，明确部门职责（如资料分发、摄影摄像）。

六、会议通知（会前最后确认）

二次提醒

通过短信或电话再次确认参会时间、地点，解答疑问。

应急处理

建立缺席人员名单，及时调整资源分配。

七、会后跟进

资料整理

收集会议记录、照片、录音等资料，整理成会议纪要。

反馈收集

通过问卷或面谈了解参会人员对会议的意见，为下次改进提供参考。

注意事项：

通知需提前至少1-3天发送，重要会议建议提前2天确认；

国际会议需考虑时差，及时调整通知时间；

特殊活动需配合防疫要求，提前告知参会人员相关注意事项。